CEREMONIAL

Proviene de la palabra "Ceremonia" cuya procedencia latina significa la forma exterior y regular de un culto. Su origen es religioso y místico.

Una de las características del Ceremonial es crear un cuadro y una atmósfera en la cual se estrechan las relaciones entre los Estados y los hombres que lo representan, de una manera armónica y racional.

Se divide en tres tipos:

a.- Extranjero y Político.

b.- Diplomático o de Embajada.

c.- De Cancillería y Protocolo.

El Ceremonial expresa la necesidad de contacto y relaciones de la vida presente (ceremonias, comidas, correspondencia, recepciones, etc.) ya sean en formas tradicionales características de tiempos pasados o en forma todavía válidas que se refieren al ambiente y circunstancias particulares tales como, las visitas de los Jefes de Estados, la presentación de credenciales por parte de los representantes diplomáticos y el desenvolvimiento de todos los actos solemnes de importancia pública que se refieren a las relaciones entre los Estados.

En cualquier ceremonia bien sea pública o privada, solemne o simple, que se efectúe en un lugar abierto o cerrado se requiere siempre de una organización que este sujeta a las reglas de Protocolo.

PROTOCOLO

El Protocolo determina el orden de la precedencia, tratamiento y equivalencia entre autoridades gubernamentales, diplomáticas, religiosas y del sector privado.

PRECEDENCIA

Es el orden que por rango o antigüedad ocupa una persona dentro del cuerpo de autoridades de un organismo, creando la armonía necesaria para cualquier acto público.

La observación de las normas que regulan el orden de precedencia son el secreto para resolver de una forma adecuada los problemas que se refieren al ceremonial y a las relaciones públicas en general.

Hay que tener presente que el lugar de honor siempre es el derecho; o sea la persona de mayor rango se coloca siempre (de pie o sentado) a la derecha de la menor jerarquía.

NORMAS GENERALES DEL PERSONAL DEL CUERPO DE PROTOCOLO

1.- Sea estrictamente puntual. La hora señalada es la hora máxima de llegada. El personal de sala debe estar al menos ½ hora antes de que comiencen las sesiones de trabajo a fin de revisar la instalación, distribución y requerimientos de la misma. Cada uno tendrá un formato donde debe colocar diariamente su hora de entrada y salida a fin de determinar las horas extras en caso de haberlas.

2.- Eviten realizar asuntos personales durante las horas de trabajo tales como: llamadas personales, visitas, ausencias, compras, etc.

3.- Eviten aparentar estar ociosos (leyendo periódico, conversando en grupos, etc.)

4.- Está TERMINANTEMENTE PROHIBIDO fumar, mascar chicle, comer, beber o acicalarse en presencia de algún delegado.

5.- Si por alguna circunstancia debe ausentarse de su lugar de trabajo, notifique a la coordinadora del evento.

6.- La presencia personal es de primordial importancia; uniformes impecables, zapatos limpios, medias de repuesto (Damas), maquillaje discreto, manos y uñas limpias y arregladas. Es recomendable cada vez que sea necesario (cada 2 o 3 horas) lavarse, peinarse, maquillarse, etc., a fin de conservar una limpia y agradable apariencia. Eviten estar con las manos en los bolsillos del pantalón o chaqueta, recostados a columnas y/o paredes, sentados sobre las mesas, con los brazos cruzados o con las manos agarradas a la espalda.

7.- En caso del uniforme de las Damas debe ser en falda con cuatro dedos por encima de la rodilla.

8.- Mantengan limpia y ordenada el área de trabajo.

9.- Estén informados de los servicios del lugar de trabajo y las áreas que contenga, como por ejemplo; sanitarios, agua, restaurantes, entre otros.

10.- El trato hacia los participantes de la ceremonia debe ser cordial y respetuoso. Bajo ningún concepto se podrá tutear, tratando a las personas de Usted, Señor, Señora, Doctor, Doctora, según sea el caso. La simpatía no está divorciada del respeto.

11.- Por precaución, tengan a mano bolígrafos, papeles para mensajes, monedas (sencillo), tarjetas telefónicas, teipe, guías, folletos, etc.

12.- Posean iniciativa y creatividad propia en acciones y decisiones, ayudándose mutuamente. No digan jamás NO SE, NO PUEDO, NO, si por alguna razón no están en capacidad de ayudar a un participante en un momento determinado solicítenle que por favor espere un momento mientras Uds. averiguan o solucionan el problema.

13.- Tengan seguridad y exactitud en la información que suministren, por lo tanto deben disponer del programa de actividades con los cambios agregados que puedan tener.

14.- Se turnarán para los almuerzos a fin de que siempre haya alguien en las áreas de trabajo.

15.- Llevar el distintivo en un lugar visible y claro.

16.- No acepten propinas, regalos o invitaciones de ninguna índole, por parte de los participantes durante el evento.