COMPUTACIÓN IX  ESTA MATERIA ES DICTADA POR EL PROFESOR JON ARANGUREN

FIDELIO (Sistemas Hoteleros)

Es un sistema de administración hotelera que consta de diferentes módulos (front office, sales&catering, mantenimiento, alimentos y bebidas, entre otros). En esta página encontraremos una guía detallada de como manejar los departamentos de reservación, recepción y ama de llaves con sus respectivos ejercicios para aplicar nuestros conocimientos en un simulacro de la vida real.

Guía Práctica de Fidelio

UNIDAD I (Módulo de Reservas)

En Fidelio se realizan reservaciones a través de dos opciones:

De tipo individual
Por agencia de viajes
Reservaciones Individuales

Para la realización de este tipo de reservas, debemos tomar la ruta: "Reservation", "New Reservation". En este momento nos desplegará una ventana con el nombre de la compañía, el apellido del huesped, el primer nombre y la ciudad de donde proviene; todos estos datos deben ser llenados, para que el sistema identifique si ya tiene un profile guardado (o por lo menos el apellido).

En el caso que sea primer estadía, nos desplegará una ficha para completarla; llenaremos únicamente los datos en donde el cursor se detenga; si no nos aparecerá su ficha con la información de su última estadía en el hotel, la cual posteriormente deberemos seleccionarla.

Una vez realizado cualquiera de los dos pasos anteriores, procederemos a llenar la ficha de la reservación:

Fecha de llegada
N. de Noche
Fecha de salida
No. de adultos y/o niños
Número de habitaciones (que siempre será 1)
Tipo de habitación y tarifa
Segmento de mercado
Origen de Mercado
Nombre de la persona que llama
No. de teléfono
No. de fax
Forma de garantía
Porcentaje de descuento (sí aplica)
Información de vuelo y hora de llegada
Alguna nota adicional
Reservaciones por Agencias de Viaje

Esta opción se realiza cuando la solicitud de reserva viene a través de una agencia o mayorista de turismo. Para esto debemos tomar la ruta: "Reservation", "Agent Reservation".

En caso que exista un profile de la agencia , nos desplegará su nombre, de lo contrario tendremos que llenar su ficha con cada uno de los datos que nos pide. Luego caeremos nuevamente en la pantalla de llenado de la reservación (pasos anteriores).

Otras Opciones de Reserva

Una vez realizada una reservación, podemos modificarla, cancelarla, agregar otra bajo el mismo nombre (duplicarla), compartir reserva, etc. Para esto es necesario cargar la reserva en la pantalla, por lo que debemos tomar la ruta: "Reservation", y luego ubicarla por cualquiera de las opciones que nos despliega (nombre, apellido, fecha de llegada, nombre de compañía, etc.) Una vez traída la reserva al pie de la pantalla, aparecerán las siguiente opciones:

Correction (para corregir cualquier item de la reservación)
Cancel (para cancelarla)
Rate Info (para conocer la tarifa y tasa de cambio)
Confirmation (para leer la carta de confirmación)
Profile (para leer la ficha del huesped)
Options
Message (para saber si tiene mensajes o agregarle uno)
Check-In (darle entrada a la reserva)
History (permite conocer el historial de estadía de un huésped)
Changes (despliega cualquier cambio que se le ha hecho a la reserva)
Add on (duplicar la reserva)
Share (se utiliza cuando la habitación va ser compartida por otra persona)
Regcard (imprime la tarjeta de registro)
Wailist (transfiere la reserva a lista de espera)
Colocación de Traces

Esta opción, nos permite colocar o mandar información a otros departamentos, para una fecha determinada y así tomen las acciones pertinentes.

Para esto es necesario que se tenga cargada la reservación y por la opción: "Option, Traces"; entramos a sub- pantalla, el cual nos va a solicitar a que departamento va la información, la fecha de activación del mensaje y el mensaje como tal.

UNIDAD II MODULO DE RECEPCION

El módulo de recepción, está comprendido por dos áreas:

Front Desk: es utilizado para dar check in a las reservaciones, llenar profiles o simplemente entrar a una reservación ya In House.
Cashier: empleado para realizar todas las transacciones de cajero (cambio de moneda, posteo, etc.)
PROCESO DE CHECK- IN

Para el registro de huéspedes debemos seleccionar, en la barra de Fidelio, la opción "Front Desk", la cual va a desplegar las siguientes opciones:

Arrival
In House
Profile
Accounts
Messages
Seleccionando la opción "Arrival" el sistema nos va a permitir encontrar la reservación a través de una serie de alternativas; entre las cuales están: nombre, compañía, primer nombre, nombre parcial, No. de confirmación o simplemente despliega todas las llegadas del día.

Una vez encontrada la reservación, en la parte inferior de la pantalla, desplegará las siguientes opciones:

Correction
Cancel
Rate Info
Confirmation
Profile
Options
Messages
Check- in
History
Changes
Add on
Share
Regcard
Debemos seleccionar la alternativa "Correction" y observar si tiene algún "Traces" para poder darle seguimiento a la información colocada. Posteriormente ubicar el cursor en la casilla de Room No. para asignarle un cuarto.

Al colocar el cursor en la ventana, el sistema automáticamente asigna la primera habitación que encuentra, cumpliendo con los requerimientos en cuanto a tipo de cuarto. Ahora bien, el recepcionista puede asignar cualquier otra, seleccionando la tecla "F3" la cal desplegará todas las habitaciones disponibles, de ese tipo.

Con tan sólo darle "ENTER", automáticamente toma el No. de cuarto y la lleva hasta la reserva. Seguidamente debemos darle "ESC" hasta que nos salga el mensaje de que si deseamos darle check- in a esa habitación.

Antes de darle "IN" a la reserva, debemos observar sí la persona está compartiendo habitación; en caso afirmativo, debemos tomar la alternativa "Share", para introducir la información, y de esta manera la encontraremos en el sistema de una manera fácil.

ACTUALIZACIÓN DE PROFILE

Una vez que el huésped se haya retirado del counter, debemos actualizar su "profile". Entonces por la opción "In House" buscamos al huésped a través de las distintas alternativas que nos despliega el sistema, y cargamos la reserva.

Una vez en pantalla, tendremos las siguientes opciones:

Correction
Message
CXL Check In
Rate Info
Profile
Options
Changes
Move
Para actualizar los datos, provenientes de la tarjeta de registro, seleccionamos "Profile" y actualizamos los datos.

COLOCACIÓN DE MONTOS DE BLOQUEO A TARJETAS DE CRÉDITO O DEPÓSITOS EN EFECTIVO

En la mayoría de los hoteles, es obligatorio que todo huésped deje en recepción una impresión de su tarjeta de crédito o en su efecto, un depósito en efectivo, para que así se le puede abrir su línea de crédito dentro del hotel.

En caso de que sea una tarjeta, una vez bloqueado el monto por el punto de venta, debemos colocar ese monto y la clave de aprobación, en el sistema. Para esto debemos tener la habitación en pantalla y por la opción "Options", "Specials Fiels" colocamos la información en las casillas correspondientes.

Por otro lado, si es en efectivo (moneda local), seleccionamos la alternativa "Options", "Deposit" y completamos la información que nos piden.

Ahora bien, sí el huésped dejó el depósito en moneda extranjera, colocaremos el mensaje "Depósito de ________ dólares/ marcos/ liras, etc.", en la alternativa "Options", "Specials Fiels", en el recuadro de "Remminder"

CAMBIOS DE HABITACIÓN

Cargada la pantalla, con la habitación a quién vamos a cambiar (a través de: "In House"), seleccionamos la alternativa "Move" el cual nos preguntará a dónde moveremos ese huésped.

ROUTING INSTRUCTIONS

Esta opción es empleada para dividir los distintos cargos que se pueden realizar a una habitación. Por ejemplo: si la reservación indica que la compañía se hace cargo de los gastos de habitación, y el huésped sólo va a pagar sus gastos extras; vamos a programar para que en la ventana 1 de su folio, cargue los extras o incidentales y en la ventana 2, los cargos por concepto de habitación. Para accesarlo debemos tener caragada la reserva, por "Option", "Routing Instructions", y nos traerá una subpantalla en donde seleccionaremos la ventana a cargar y el (los) códigos (s) correspondientes.

REGISTRO DE WALK- IN

Para el registro de huéspedes sin reserva, a través de la ruta "Front Desk", "Arrival", "Walk- in", le damos entrada; con el previo llenado de la ficha de reserva.

ÁREA DE CAJERO

El área de cajero está conformado por las siguientes opciones:

Billing
Posting
Passer By
Cashier
Batch Post
Receivables
Quick Check- Out
En nuestro caso sólo utilizaremos las dos primeras alternativas.

BILLING

Utilizada para trabajar dentro de cada uno de los folios de las habitaciones. Al entrar en esta opción , nos pedirá que coloquemos el No. de habitación o el apellido del huésped, para que el sistema nos traiga en pantalla el folio.

Una vez encontrado tenemos las siguientes alternativas:

+ Mark (utilizado para marcar o seleccionar algún item en especial)
* 4- Box (para dividir la pantalla en 4 o 2 partes)
Enter (para ver en detalle, el posteo del cargo)
M (Menu)
La opción "Menu" está conformada por 20 items; los que utilizaremos serán:

Check- Out (para darle salida al huésped)
Information Printout (para imprimir el folio)
Pay Only (utilizado para realizar abonos a cuentas)
Profile
Guest Information
Optional Fields (para saber cuánto se le ha bloqueado a la tarjeta de crédito o sí ha dejado algún depósito)
Routing Instructions
Agent/ Company
Deposit Information
Transfer (para transferir montos a otros folios)
POSTINGS

Utilizado para cargar o postear varios montos, a habitaciones distintas sin tener que entrar en cada uno de los folios particulares.

CAMBIO DE DIVISAS

Para cambiar monedas extranjeras a moneda local, debemos seleccionar la opción "Cashier", "Cashier", "Change currency / Check". Una vez entrado, nos pedirá el número de la habitación y la cantidad a cambiar.

CHECK-OUT

Para darle salida a las habitaciones, debemos tomar la siguiente ruta: "Cashier", "Billing". Estando introducido en el folio del cuarto, con la opción "M", "1" le damos check- out, luego de especificar la forma de pago.

MODULO III. AMA DE LLAVES (Housekeeping)

Para accesar al área de Ama de Llaves debemos tomar la ruta: "Rooms Mgmt", "Housekeeping", y se desplegará un cuadro con las siguientes alternativas:

All Rooms (muestra todas las habitaciones)
Clean (muestra hab. limpias)
Dirty (muestra hab sucias)
Out of Order (muestra hab fuera de orden)
Out of Service ( muestra hab fuera de servicio)
Search by Section (buscar x sección asignada a cada camarera)
Change Linen (cambio de lencería)
Assign Rooms (averiguar cuartos)
Attendant Points (llevar control de cuartos y camas extras)
Room Discrepancy (muestra la discrepancia de habitaciones)
Desde la primera opción hasta la última, podemos decir que son motores de búsqueda, ya que al seleccionar cada una de estas alternativas se desplegarán inmediatamente en una ventana las siguientes opciones:

All Rooms (todos los cuartos)
Vacant Rooms (hab vacantes)
Occupied Rooms (hab ocupadas)
Arrivals Expected (hab reservadas)
Depart not paid (hab con salida prevista)
Depart Paid (hab check- out)
Arrivals Expected + Vacant Rooms (hab reservadas + vacantes)
Arrived (hab que ya realizaron check-in)
Vacant Rooms by Room Type (hab vacantes por tipo)
Room number (por número de habitación)
Quick Clean (para colocar hab x hab limpias)
Quicker Clean (para colocar hab limpias en un rango)
Quickest Clean (para colocar hab limpias x número de sección)
Al seleccionar cualquiera de estas opciones, se desplegará la lista de cuartos de las siguientes manera:

N° de habitación Tipo de habitación Condición Estatus

Para cambiar la condición de la habitación se oprime la tecla "Enter".

ACTUALIZACIÓN DE ESTADOS DE HABITACIONES

La opción más segura y completa para actualizar los reportes de camareras o supervisores de pisos es a través de la opción "Room Discrepancy".

Para llegar a esta opción, tomamos la siguiente ruta: "Room Mgmt", "Housekeeping", "Room Discrepancy", Show All Rooms" y luego nos solicitará el N° de cuarto a actualizar.

Una vez introducida la habitación, se desplegar la siguiente ventana:

N° de habitación
Estatus para Ama de Llaves (Hsk St)
Estatus para Recepción (Fo St)
N° de ocupantes para Ama de Llaves (Hsk Ps)
N° de ocupantes para Recepción (Fo Ps)
Estatus de habitación (Rm St)
Discrepancia creada (Discr)
Para modificar el "Hsk St" oprimimos "Enter", para modificar el "Rmst" seleccionamos "+" y para cambiar de ocupantes con las teclas de números, colocando la cantidad de huéspedes que se tenga.

DISCREPANCIA DE HABITACIONES

Denominamos discrepancia cuando el estatus de una habitación, no es igual para los departamentos de Ama de Llaves y Recepción, es decir, cuando para ama de llaves la habitación 115 está ocupada limpia y para recepción ésta misma habitación está vacante limpia; por lo tanto se pueden generar dos tipos de discrepancias, que son:

Skips (HKP=VAC, FO=OCC)
Sleep ( HKP=OCC, FO=VAC)
BLOQUEO/DESBLOQUEO DE HABITACIONES FUERA DE SERVICIO Y FUERA DE ORDEN

Para bloquear una habitación OS o OO debe tomarse la siguiente ruta: "Rooms Mgmt", "Out of Order". Ahí nos pedirá el sistema que coloquemos el N° de habitación a bloquear, posteriormente seleccionamos la tecla "Insert" y llenamos el siguiente cuadro:

N° de habitación
Fecha del inicio del bloqueo
Fecha de la culminación del bloqueo
Status (OO/OS)
Razón del Bloqueo
Estatus en el sistema después de culminado el bloqueo (DI= Dirty/ CL= Clean)
Para EDITAR cualquiera de los datos seleccionamos "Enter"
Para BORRAR un bloqueo, oprimimos la tecla "SUPR"
Para COPIAR una habitación con exactamente los mismos datos del bloque, oprimimos "+"
Para introducir un rango de habitación con los mismos datos de bloqueo oprimimos "-"
Para desbloquear un rango de habitación, oprimimos "*"